دفتر مدیریت ادعادر پروژه

تا کنون روال غالب در اجرای Claim پروژه های کشور بدینگونه بوده که پس از اتمام پروژه ، یکی از واحدهای ذیربط پروژه توسط مدیریت پروژه به عنوان مسئول تهیه Claim پروژه انتخاب شده و مدارک و مستندات تهیه شده در طول پروژه در اختیار این واحد قرار گرفته و Claim پروژه توسط آن واحد تهیه می شده است.در برهه کنونی و با توجه به رویدادهای گوناگونی که در طول زمان مدت پروژه به وقوع می پیوندند و هریک به نوعی بر روند مالی ، اجرایی و زمانی پروژه ها تاثیر می گذارند ، بسیاری از شرکتهای پیمانکار از زمان انعقاد قرارداد نسبت به تشکیل دفتر Claim پروژه اقدام می نمایند تا از روز نخست پروژه ، مسئولی جهت ثبت ، بررسی ، پیگیری ، مستند سازی ، انجام مکاتبات مربوطه ، ریالی سازی و اخذ تاییدیه کارفرما در هر رویداد موثر در روند پروژه وجود داشته باشد و کلیه Claim های پروژه در طول زمان پروژه بررسی و نهایی گردد و موارد اندکی به انتهای پروژه موکول گردد. موارد ذیل بخشی از مزایای استفاده از این سیستم جدید می باشد:
۱-    واحدهای مختلف سازمان در مواجه با اتفاقاتی که در طول پروژه به وقوع می پیوندند ، تا زمانیکه آن اتفاقات در روند فعالیت آنها تاثیر گذار هستند  نسبت به آنها حساس بوده و پس از رفع موارد ، آنها را به فراموشی می سپارند ولی دفتر Claim تمام فعالیتهای تاثیرگذار در جریان پروژه را رصد و مستند نموده و پس از پایان هر رویداد ، قسمت اصلی فعالیت دفتر Claim آغاز می گردد که تهیه و تکمیل مستندات مربوطه ، برآورد تاثیرات مالی و اخذ تاییدیه ها در زمان اجرای پروژه می باشد. لذا در صورت فعالیت دفتر Claim در طول پروژه ، هیچ واقعه تاثیرگذاری به سبب بی توجهی و نبود اسناد و مدارک و سایر عوامل  به فراموشی سپرده نشده و تمام Claim های پروژه نیز در طول پروژه رسیدگی شده و به جز اندک موارد استثنا ، موردی به انتهای پروژه موکول نمی گردد.
۲-    اجرای Claim ها در طول زمان اجرای پروژه و عدم احاله آن به پایان پروژه به دلایل ذیل مورد توجه سازمانهای پروژه محور می باشد:
۲-۱-در طول اجرای پروژه ، پیمانکار از قدرت چانه زنی بالایی در برابر کارفرما برخوردار می باشد ولی پس از پایان پروژه ، کارفرما در موقعیت قدرت و پیمانکار در موقعیت ضعف قرار می گیرد.
۲-۲-رسیدگی به Claim ها در طول اجرای پروژه به دلیل حضور عوامل مطلع و نیز تازگی موضوع با سرعت و سهولت انجام می گردد ولی در پایان پروژه ها به دلایلی از قبیل : عدم حضور افراد مطلع در پروژه ، تغییر مدیریتها و سیاستها در کارفرما ، کمبود مدارک و مستندات ، از بین رفتن بخشی از شواهد و مدارک و…. ، رسیدگی به موارد Claim با مشکلات فراوانی صورت می گیرد.
۲-۳-رسیدگی موارد و اخذ تاییدیه ها در طول پروژه منجر به عدم انباشتگی مبالغ Claim در انتهای پروژه می گردد و اختتام پروژه را در زمان کوتاه تری میسر می نماید و از سوی دیگر ارقام انباشته سنگین Claim در انتهای پروژه ها ، خود یکی از دلایل برخورد غیر منطقی کارفرمایان با Claim های پیمانکاران می باشد.
۳-     پس از استقرار دفتر Claim پروژه ، مجری Claim برای ایجاد یک سیستم نظارتی که کلیه فعالیتهای پروژه را با هدفگذاری Claim رصد و هماهنگ می نماید اقدام می نماید که وظیفه اصلی این سیستم جلوگیری از هرگونه ناهماهنگی بخشهای مختلف پروژه در خصوص موارد مربوط به Claim می باشد و کلیه سیاست گذاری ها ، مکاتبات ، صورتجلسات و…. را به گونه ای سازماندهی می کند که نتیجه آن حداکثر نمودن مبلغ ریالی Claim پروژه باشد.
۴-     توجه به این نکته ضروری است که مجری Claim باید نیرویی از خارج سازمان باشد و اختیارات کامل در این زمینه از طرف مدیریت پروژه به وی تفویض شود تا بتواند با قدرت ، کل سیستم را در راستای اهداف Claim هماهنگ نماید ولی در صورت واگذاری مسئولیت دفتر Claim به یکی از واحدهای داخلی سازمان :
الف- تجربه ثابت نموده است که واحدهای داخلی سازمان به دلیل محذوریتهای سلسله مراتبی ،کاری ، شخصی و….  در ایجاد هماهنگی و نظم کامل در این زمینه موفق نخواهند بود.
ب -این نکته مهم نیز باید همواره مدنظر قرار گیرد که واحدهایی که از یکسو در اجرای پروژه و از سوی دیگر در Claim پروژه مسئول می باشند جهت رفع مشکلاتی که در روند کاری خود با کارفرما خواهند داشت ، ممکن است امتیازاتی در موارد مربوط به Claim به کارفرما داده و یا از مواردی چشم پوشی کنند ولی مجری Claim به دلیل آنکه در روند اجرای پروژه دخالتی نداشته و صرفاً در راستای حداکثر نمودن منافع سازمان از پروژه ها فعالیت می نماید، لذا صرفنظر از اهمیت و قیمت موارد ، نسبت به ثبت ، مستند سازی ، پیگیری و اخذ تاییدیه تمام موارد اقدام نموده و فقط در صورت دستور مدیریت پروژه امکان چشم پوشی و یا عدم بررسی موارد وجود خواهد داشت.