اصولی مهم در مدیریت ادعا

مهمترین اصل در مدیریت دعاوي، اشراف کامل بر متن قرارداد فیمابین و عبارات و بندهاي آن است. به دیگرکلام، تنها با بازخوانی دقیق نص قرارداد و مقایسۀ آن با واقعیتهاي موجود میتوان به شناخت دقیقی از ادعاي مورد نظر رسید و شایستگی و ارزش آن را براي طرح و پیگیري هاي حقوقی برآورد نمود. مستندسازي از دیگر اصول جدایی ناپذیر مدیریت دعاوي است که در کلیۀ رویه ها و بخشهاي اجرایی آن نقش کلیدي دارد. در فرایند شناخت دعوي، محدوده و عبارات قرارداد، شرحی از فعالیت اضافی مورد ادعا و همچنین زمان مورد نیاز براي انجام آن ورودي هاي فرایند محسوب شده که با ابزار مستندسازي و نیز قضاوت کارشناسانه در خصوص ماهیت ادعا، متن حقوقی ادعا را بدست میدهد.

متن حقوقی ادعا به همراه حجم کاري که براي فعالیت مورد ادعا انجام شده است، ورودي هاي لازم براي کمی سازي دعوي به شمار می رود. گاه ممکن است ادعاي مورد نظر تأثیر غیر مستقیمی بر سایر جوانب پروژه داشته باشد که افزایش هزینه، برهم خوردن توالی فعالیت ها و ایجاد تأخیر در انجام دیگر فعالیت هاي پروژه نمونه اي از آنها به شمار میرود. بدیهی است که تمامی این موارد میتوانند در تخمین کمی و هزینه اي فعالیت مورد ادعا به کار بیایند. همچنین انجام مقایسه میان “برنامه ریزي” و “واقعیت” ابزار دیگري است که نه تنها به کمی سازي فعالیت مورد ادعا، بلکه به شناسایی تأثیر آن بر تراز کلی پروژه کمک میکند. شناخت موارد مشابه پیشین و انجام مقایسۀ تطبیقی میان آنها براي دستیابی به نوعی وحدت رویه در دعاوي همسان نیز، میتواند در طرح دعوي و چگونگی پیگیري آن راهگشا باشد.خروجی این مرحله، هزینه هاي مستقیم و غیرمستقیم دعوي مورد نظر به همراه زمان افزایش یافته براي انجام آن است.

اگرچه تدوین یک قرارداد دقیق که جوانب آن به درستی تعریف شده و ریسکهاي احتمالی آن در نظر گرفته شده باشد، کار سهل و آسانی نیست ، اما نزدیک شدن به آن میتواند تا حدود امکان زمینۀ بروز ادعاهاي مختلف را کاهش دهد. تعریف دقیق محدوده هاي پروژه، برنامه ریزي معقول و واقع گرا، اتخاذ شیوة مناسب در انجام پروژه و همچنین برخورداري از یک برنامۀ دقیق مدیریت ریسک، میتواند برخی از راههاي دردسترس براي کاهش و یا حذف ادعاهاي احتمالی باشد. در کنار موارد نامبرده، شفافیت و وضوح زبان قرارداد، اعمال ضرب الاجل هاي زمانی مناسب براي پاسخ به درخواستهاي طرفین، ایجاد شرایط شراکت هرچه بیشتر طرفین در منافع پروژه پیش سنجی شایستگی هاي پیمانکاران، ایجاد شوراي بررسی اختلاف و مواردي از این دست نیز از ابزارهاي حذف دعاوي و یا تبدیل آنها به تغییرات قرارداد میباشد.